Compras para el sector hotelero, gestionadas de principio a fin con precisión
Gestión integral de FF&E y OS&E durante el diseño, las compras, la fabricación, la instalación, la entrega y la elaboración de informes.
Cuatro fases. Un socio responsable de toda la gestión de compras.
OM3 coordina cada decisión y cada entrega clave en nombre del cliente, manteniendo el control de la calidad, los costes, los plazos y la comunicación desde la primera revisión del diseño hasta la entrega final.
Una base sólida antes de iniciar las compras
Definimos las responsabilidades, los estándares, los presupuestos y la planificación al inicio del proyecto, para que todas las decisiones de compra posteriores se basen en criterios acordados y plenamente comprendidos.
Coordinación del diseño
- Delimitar las responsabilidades con el equipo de diseño y gestión.
- Coordinar los procesos de aprobación de muestras, muestras de corte para aprobación (CFA) y prototipos.
- Resolver dudas y no conformidades con el departamento de diseño y el operador.
- Analizar y precalificar a los proveedores nacionales e internacionales adecuados.
- Realizar las mediciones de todos los elementos del proyecto y elaborar los catálogos correspondientes.
Presupuesto, estándares y planificación
- Elaborar el presupuesto de referencia de FF&E y apoyar los ejercicios de ingeniería de valor.
- Elaborar las listas maestras y el presupuesto de OS&E.
- Definir, revisar y acordar el cronograma de referencia de FF&E y OS&E.
- Revisar los planos y las especificaciones para comprobar su viabilidad de ejecución, el cumplimiento de los estándares locales y del operador, y la adecuación de los precios.
- Revisar los estándares de marca del operador para FF&E y conocer la calidad de producto esperada.
Aprovisionamiento competitivo y control riguroso de la producción
OM3 dirige un proceso transparente de licitación y adjudicación y mantiene una participación activa durante las compras y la fabricación para garantizar la calidad, los costes y los plazos.
Licitación y adjudicación
- Precalificar y preseleccionar a fabricantes locales e internacionales.
- Preparar y emitir toda la documentación de las licitaciones públicas, cuando corresponda.
- Solicitar y revisar prototipos y supervisar el mobiliario de las habitaciones modelo.
- Elaborar cuadros comparativos de todas las ofertas recibidas, garantizando una comparación en igualdad de condiciones.
- Elaborar una recomendación formal y debidamente justificada para la adjudicación de FF&E y OS&E.
- Gestionar la revisión y aprobación de planos de fabricación, muestras y muestras de corte para aprobación (CFA).
- Dirigir los ejercicios de ingeniería de valor.
- Actuar como enlace entre el interiorista, el operador, la propiedad y el proveedor o fabricante.
Fabricación y control de costes
- Preparar las órdenes de compra para su aprobación por la propiedad una vez aprobados los planos de fabricación.
- Supervisar la fabricación para garantizar la entrega en plazo y la calidad requerida.
- Revisar y aprobar las facturas; los pagos corresponden al departamento de contabilidad de la propiedad.
- Verificar la calidad de los productos fabricados antes de su expedición y a su llegada a obra.
- Realizar un seguimiento continuo del presupuesto real frente al presupuesto de referencia.
- Supervisar el cronograma de compras de FF&E y OS&E respecto a la planificación de referencia.
- Mantener informados a todos los participantes del proyecto sobre los avances, las desviaciones y las soluciones propuestas.
Logística bajo control y entrega completa para la puesta en funcionamiento
Planificamos el recorrido final desde la fábrica hasta el hotel en funcionamiento, coordinando el transporte, el almacenamiento, la instalación y la subsanación de incidencias según las condiciones de la obra y las prioridades del operador.
Logística e instalación
- Precalificar y seleccionar empresas instaladoras, organizar su licitación y recomendar su contratación.
- Elaborar un cronograma detallado para el transporte, el almacenamiento, la instalación por zonas, la resolución de deficiencias y la entrega al operador.
- Planificar y organizar toda la logística hasta el punto de entrega, incluidos el transporte y el almacenamiento.
- Definir un plan de almacenamiento compatible con las condiciones de la obra y el presupuesto, minimizando los movimientos de productos terminados.
- Coordinar las entregas con el equipo de construcción para garantizar una instalación completa y ordenada.
Subsanación de incidencias y entrega
- Coordinar y supervisar el proceso de instalación.
- Gestionar la lista de incidencias de FF&E y OS&E con el director del proyecto y el operador hotelero.
- Entregar los manuales de operación y mantenimiento (O&M), las instrucciones de lavado, los certificados de resistencia al fuego y las garantías de los productos.
- Proporcionar manuales de entrega y mantenimiento que permitan al operador contactar con los proveedores en el futuro.
- Completar el cierre económico y técnico del proyecto.
Información en tiempo real para decidir con confianza
OM3 utiliza un software de gestión de compras diseñado específicamente para el sector hotelero, que permite consultar en tiempo real el estado de cada proceso.
Con la periodicidad acordada con el cliente, OM3 elabora un informe completo de situación y facilita acceso por intranet a los presupuestos, las órdenes de compra, las facturas y la información sobre fabricación y entregas.
Informes de presupuesto y proveedores
- Detalle del presupuesto por fase del proyecto, habitaciones y zonas comunes.
- Informes de costes y desviaciones por partida, fabricante y fase del proyecto.
- Comparación entre el presupuesto de referencia y los costes reales.
- Informe de precalificación de proveedores.
Planificación y estado de las entregas
- Avance del cronograma respecto a la planificación de referencia.
- Contratos adjudicados y órdenes de compra.
- Producción y entregas, incluidos los informes de visitas a fábrica.
- Fechas estimadas de expedición, llegada, almacenamiento e instalación.
Un equipo proactivo en cada fase de las compras
Calidad, costes, plazos y comunicación gestionados a través de un único interlocutor responsable.